ການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນໃນຖານຂໍ້ມູນ Microsoft Access 2007

 ການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນໃນຖານຂໍ້ມູນ Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 ເປັນເຄື່ອງມືທີ່ໃຊ້ສໍາລັບການຈັດການຖານຂໍ້ມູນ (Database) ຊ່ວຍໃຫ້ເຮົາສາມາດເພີ່ມ, ແກ້ໄຂ, ລຶບ ແລະ ຄົ້ນຫາຂໍ້ມູນໃນຕາຕະລາງ (Table) ໄດ້ຢ່າງສະດວກ. ມາຮຽນຮູ້ການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນກັນເລີຍ!

---

5.1 ການເພີ່ມ Record ໃນຕາຕະລາງ

ເຮົາສາມາດເພີ່ມຂໍ້ມູນໃໝ່ໃສ່ຖານຂໍ້ມູນໄດ້ຜ່ານການປ້ອນຂໍ້ມູນໃນ Table ຫຼື ຜ່ານແບບຟອມ (Form) ຂອງ Access.

5.1.1 ການເພີ່ມ Records ໂດຍໃຊ້ New Records Row

ວິທີງ່າຍທີ່ສຸດໃນການເພີ່ມຂໍ້ມູນໃນ Table ຄືການໃຊ້ New Records Row.

ຂັ້ນຕອນ

1. ເປີດ Microsoft Access 2007 ແລະເປີດໄຟລ໌ຖານຂໍ້ມູນ (.accdb).

2. ເລືອກ Table ທີ່ຕ້ອງການເພີ່ມຂໍ້ມູນ.

3. ກົດໄປທີ່ແຖວສຸດທ້າຍຂອງ Table ທີ່ມີ (New Record) ຂຶ້ນມາ.

4. ພິມຂໍ້ມູນລົງໃນແຕ່ລະຄໍລໍາ (Column) ຂອງ Table ຕາມທີ່ຕ້ອງການ.

5. ກົດ Enter ຫຼື Tab ເພື່ອເພີ່ມ Record ໃຫມ່ລົງໃນຖານຂໍ້ມູນ.

ຕົວຢ່າງ

---

5.2 ການແກ້ໄຂຂໍ້ມູນໃນ Table

ຖ້າເຮົາຕ້ອງການແກ້ໄຂຂໍ້ມູນໃນ Table, ສາມາດເຮັດໄດ້ໂດຍກົດໃສ່ຂໍ້ມູນທີ່ຈະແກ້ໄຂແລ້ວປ້ອນຂໍ້ມູນໃໝ່ເຂົ້າໄປໄດ້ໂດຍກົງ.

ຂັ້ນຕອນ

1. ເປີດ Table ທີ່ມີຂໍ້ມູນທີ່ຈະແກ້ໄຂ.

2. ຄລິກໃສ່ຂໍ້ມູນທີ່ຕ້ອງການແກ້ໄຂ.

3. ພິມຂໍ້ມູນໃໝ່ໃສ່ໄປໂດຍກົງ.

4. ກົດ Enter ຫຼື ຍ້າຍຄໍລໍາໃໝ່ເພື່ອບັນທຶກການແກ້ໄຂ.

ຕົວຢ່າງ

ປ່ຽນຂໍ້ມູນຂອງ ບຸນຊູ ຈາກ 30 ປີ ເປັນ 31 ປີ.

---

5.3 ການລຶບ Record ອອກຈາກ Table

ຫາກເຮົາບໍ່ຕ້ອງການຂໍ້ມູນ Record ບາງອັນ ສາມາດລຶບໄດ້ດັ່ງນີ້:

ຂັ້ນຕອນ

1. ເປີດ Table ທີ່ມີຂໍ້ມູນທີ່ຈະລຶບ.

2. ເລືອກ Record ໂດຍຄລິກທີ່ຂອບຂອງ Record ທີ່ຈະລຶບ.

3. ກົດ Delete ທີ່ Keyboard ຫຼື ຄລິກຂວາແລ້ວເລືອກ Delete Record.

4. ກົດ Yes ເພື່ອຕົກລົງ

5.4 ການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນໃນ Table ໂດຍໃຊ້ Form

ຫາກເຈົ້າບໍ່ຕ້ອງການເຂົ້າໄປແກ້ໄຂຂໍ້ມູນໂດຍກົງຈາກ Table, Form ໃນ Access 2007 ເປັນວິທີທີ່ງ່າຍ ແລະ ສະດວກກວ່າໃນການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນ.

5.4.1 ການສ້າງ Form ຂື້ນໃໝ່

1. ເປີດ Microsoft Access 2007 ແລະເປີດໄຟລ໌ .accdb.

2. ໃນ Navigation Pane, ເລືອກ Table ທີ່ຕ້ອງການໃຊ້ Form.

3. ໄປທີ່ແຖບເມນູ Create (ສ້າງ).

4. ກົດປຸ່ມ Form, Access ຈະສ້າງ Form ໃຫ້ໂດຍອັດຕະໂນມັດ.

5. ກົດ Save ແລະຕັ້ງຊື່ໃຫ້ກັບ Form.

5.4.2 ການເພີ່ມ Record ໃໝ່ໂດຍໃຊ້ Form

1. ເປີດ Form ທີ່ສ້າງໄວ້.

2. ຄລິກປຸ່ມ New Record (ສັນຍາລັກ "+").

3. ປ້ອນຂໍ້ມູນລົງໃນຊ່ອງຂອງ Form.

4. ກົດ Enter ຫຼື ຄລິກປຸ່ມ Save.

5.4.3 ການແກ້ໄຂ ແລະ ລຶບ Record ໂດຍໃຊ້ Form

ຖ້າຕ້ອງການແກ້ໄຂຂໍ້ມູນ, ໃຫ້ຄົ້ນຫາບັນທຶກ ທີ່ຕ້ອງການໃນ Form, ຄລິກໃສ່ຂໍ້ມູນ ແລະພິມໃໝ່.

ຖ້າຕ້ອງການລຶບ, ຄລິກຂວາໃນບັນທຶກ ແລ້ວເລືອກ Delete Record.

---

5.5 ການໃຊ້ Query ໃນການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນ

Query ໃຫ້ເຮົາສາມາດເພີ່ມ, ແກ້ໄຂ ແລະ ລຶບຂໍ້ມູນໂດຍຄວບຄຸມໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນ.

5.5.1 ສ້າງ Query ເພື່ອເພີ່ມ Record (Append Query)

1. ໄປທີ່ Create → Query Design.

2. ເລືອກ Table ທີ່ຈະໃຊ້ເພີ່ມຂໍ້ມູນ.

3. ເພີ່ມຄໍລໍາຂອງຂໍ້ມູນທີ່ຈະໃສ່.

4. ປ້ອນຂໍ້ມູນທີ່ຈະເພີ່ມ.

5. ກົດ Run ເພື່ອປະຕິບັດ Query.

5.5.2 ສ້າງ Query ເພື່ອແກ້ໄຂ Record (Update Query)

1. ໄປທີ່ Create → Query Design.

2. ເລືອກ Table ທີ່ຈະແກ້ໄຂ.

3. ເພີ່ມຄໍລໍາຂອງຂໍ້ມູນທີ່ຈະແກ້ໄຂ.

4. ປ້ອນຄ່າທີ່ຈະປ່ຽນໃນຄອລັມ Update To.

5. ກົດ Run ເພື່ອປະຕິບັດ Query.

---

5.6 ຄວາມຜິດພາດທີ່ພົບໄດ້ໃນການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນ

ໃນຂະນະທີ່ເຮົາເຮັດວຽກກັບ Microsoft Access, ບາງຄັ້ງອາດເກີດຄວາມຜິດພາດ.ຄວາມຜິດພາດທີ່ພົບໄດ້ບ່ອຍ

1. ປ້ອນຂໍ້ມູນບໍ່ຖືກປະເພດ (Data Type Mismatch)

ເລືອກປະເພດຂໍ້ມູນ

5.7 ຄວາມຜິດພາດທີ່ພົບໄດ້ໃນການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນ (ຕໍ່)

5.7.1 ຄວາມຜິດພາດທີ່ພົບໄດ້ບ່ອຍ

1. ປ້ອນຂໍ້ມູນບໍ່ຖືກປະເພດ (Data Type Mismatch)

ເຫດຜົນ: ປ້ອນຂໍ້ມູນບໍ່ຄືກັບປະເພດຂອງຟິວ (Field Type) ທີ່ຖືກກຳນົດໃນ Table.

ແກ້ໄຂ: ເບິ່ງປະເພດຂໍ້ມູນຂອງຟິວ (Number, Text, Date) ແລະ ປ້ອນໃຫ້ຖືກຕ້ອງ.

2. ຄ່າ Primary Key ຊ້ຳກັນ (Duplicate Primary Key)

ເຫດຜົນ: ປ້ອນຄ່າໃນຟິວ Primary Key ທີ່ມີຄ່າຊ້ຳກັນ.

ແກ້ໄຂ: ກວດສອບວ່າຄ່າ Primary Key ບໍ່ຊ້ຳກັນ ຫຼື ໃຊ້ AutoNumber ເພື່ອໃຫ້ Access ສ້າງລຳດັບໃຫ້ໂດຍອັດຕະໂນມັດ.

3. ບໍ່ສາມາດປ້ອນຂໍ້ມູນໄດ້ (Validation Rule Error)

ເຫດຜົນ: ຂໍ້ມູນທີ່ປ້ອນຂັດກັບກົດເກນ (Validation Rule) ຂອງ Table.

ແກ້ໄຂ: ໃຫ້ແກ້ໄຂ Validation Rule ຫຼື ປ້ອນຂໍ້ມູນໃຫ້ຄືກັບກົດເກນ.

---

5.8 ການສ້າງແບບຟອມ (Form) ໃຫ້ຄວບຄຸມການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນຢ່າງສະດວກ

5.8.1 ການໃຊ້ Combo Box ໃນ Form

Combo Box ໃຊ້ເພື່ອໃຫ້ເລືອກຂໍ້ມູນໄດ້ຈາກລາຍຊື່ ຂ້ອຍເບິ່ງເປັນຕົວຢ່າງໃນ Form.

ຂັ້ນຕອນສ້າງ Combo Box

1. ຂະນະທີ່ຢູ່ໃນ Design View ຂອງ Form.

2. ໄປທີ່ແຖບ Design → ເລືອກ Combo Box.

3. ວາງ Combo Box ໃນຕຳແໜ່ງທີ່ຕ້ອງການ.

4. ໃນ Row Source, ໃຫ້ໃສ່ຄຳສັ່ງ SQL ສຳລັບດຶງຂໍ້ມູນ.

5. ບັນທຶກ Form ແລະ ທົດສອບ Combo Box.

5.8.2 ການໃຊ້ Command Button ໃນ Form

Command Button ໃຊ້ເພື່ອປະຕິບັດຄຳສັ່ງຕ່າງໆ ໃນ Form.

ຂັ້ນຕອນສ້າງ Command Button

1. ຂະນະທີ່ຢູ່ໃນ Design View ຂອງ Form.

2. ໄປທີ່ແຖບ Design → ເລືອກ Button.

3. ວາງ Button ໃນຕຳແໜ່ງທີ່ຕ້ອງການ.

4. ໃນ Properties, ຕັ້ງຄ່າ On Click ໃຫ້ເປັນ Open Form, Save Record ຫຼື ຄຳສັ່ງ VBA.

5. ບັນທຶກ Form ແລະ ທົດສອບ.

5.9 ສະຫຼຸບ

ໃນ Microsoft Access 2007, ພື້ນຖານການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ມູນໃນ Table ສາມາດເຮັດໄດ້ຜ່ານ 3 ວິທີຫຼັກ:

1. ການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂໂດຍກົງໃນ Table

2. ການໃຊ້ 

Form ເພື່ອໃຫ້ຜູ້ໃຊ້ປ້ອນຂໍ້ມູນໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນ

3. **ການໃຊ້ Query ສໍາລັບການເພີ່ມ ແລະ ແກ້ໄຂ

ແບບທົດສອບ (ປາລະໄນ) Microsoft Access 2007

ຄຳສັ່ງ: ໃຫ້ເລືອກຄຳຕອບທີ່ຖືກຕ້ອງທີ່ສຸດ ຈາກຄຳຕອບ (ก), (ข), (ค), (ง)

ຂໍ້ 1:

ໃນ Microsoft Access Table ໃຊ້ເພື່ອຫຍັງ?

(ก) ສະແດງຂໍ້ມູນ

(ข) ໃຊ້ກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງຂອງຂໍ້ມູນ

(ค) ຈັດເກັບ ແລະ ຈັດຮູບແບບຂໍ້ມູນ

(ง) ສ້າງຄຳຖາມໃນ Query

ຂໍ້ 2:

Primary Key ໃນ Table ໃຊ້ເພື່ອ...

(ก) ປ້ອງກັນຂໍ້ມູນຊ້ຳ

(ข) ໃຫ້ມີຄ່າເພີ່ມຂຶ້ນອັດຕະໂນມັດ

(ค) ປ້ອງກັນການປ້ອນຂໍ້ມູນ

(ง) ຄວບຄຸມຄວາມຍາວຂອງຂໍ້ມູນ

ຂໍ້ 3:

ຖ້າຕ້ອງການຄົ້ນຫາຂໍ້ມູນຈາກຫຼາຍ Table ຄວນໃຊ້ຫຍັງ?

(ก) Form

(ข) Query

(ค) Report

(ง) Table

ຂໍ້ 4:

Report ໃນ Microsoft Access ໃຊ້ເພື່ອ...

(ก) ຄົ້ນຫາຂໍ້ມູນ

(ข) ຈັດຮູບແບບການສະແດງຜົນ

(ค) ຄວບຄຸມການນຳໃຊ້

(ง) ກວດສອບຂໍ້ມູນ

ຂໍ້ 5:

Data Type "Date/Time" ໃຊ້ກັບຂໍ້ມູນປະເພດໃດ?

(ก) ເລກທີ່ເປັນຈຳນວນເຕັມ

(ข) ຂໍ້ມູນທີ່ມີຄ່າເປັນເລກທົ່ວໄປ

(ค) ຂໍ້ມູນທີ່ເປັນວັນທີ ແລະ ເວລາ

(ง) ຂໍ້ມູນທີ່ມີຄ່າເປັນອັກສອນ

---

ຄະແນນ

✅ 5 ຄະແນນ = ເກັ່ງຫຼາຍ!

✅ 4 ຄະແນນ = ດີຫຼາຍ, ຝຶກອີກເລື່ອຍໆ!

✅ 3 ຄະແນນ = ຄວນຝຶກຕື່ມ!

❌ ຕ່ຳກວ່າ 3 ຄະແນນ = ອ່ານທົດສອບໃໝ່ ແລະ ຝຶກຝົນຕື່ມ!

---

ໝາຍເຫດ: ຖ້າຕ້ອງການເພີ່ມຂໍ້ສອບຫຼືປັບແກ້ໃຫ້ເໝາະສົມ, ບອກໄດ້ເລີຍ!